Отчет о дебиторской задолженности пример. Отчет по дебиторской задолженности

Если вы хотите оценить долги контрагентов и сроки каждого долга в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3», то вам поможет отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга».

Меню: Отчеты - Продажи - Взаиморасчеты - Дебиторская задолженность по срокам долга

В отчете можно посмотреть остаток долга контрагента, а также распределение долгов по интервалам. Таким образом, пользователь может узнать не только сумму долга, но и понять, как давно она возникла. Интервалы, на которые разбиваются долги, пользователь определяет сам.

Настроим отчет для показа долгов в следующих интервалах:

• Не более 3 дней
• Не более недели
• Не более месяца
• Не более 3 месяцев
• Более 3 месяцев

Для этого откроем отчет и нажмем кнопку выбора в поле «Интервал»:

Открывается справочник «Настройка интервалов», в который можно добавить одну или несколько настроек данного отчета. Добавим новую настройку по кнопке «Добавить», укажем наименование «Основная настройка».

Заполним таблицу следующим образом:

Примечание: последняя строка появляется автоматически и не может быть удалена.

Заполненную настройку сохраним, выберем в отчет, сформируем отчет:

В отчете показывается долг каждого контрагента на дату отчета. Далее долг разделяется на интервалы, которые мы создали в настройке.

Обратите внимание, что если у контрагента долги по нескольким отгрузкам, то долг разделяется на несколько интервалов. Например, у контрагента «Мобил» есть долг 778 000 руб., который возник не более 3 дней назад, а также долг 115 7589 руб., возникший в интервале от 8 до 30 дней назад (т.е. больше недели, но меньше месяца).

Вы можете сделать несколько настроек интервалов и применять их по мере необходимости.

С помощью данного отчета вы всегда будете знать, сколько ваши контрагенты должны вам, а также как давно возник их долг!

Отчет дебиторской задолженности в «1С:Управление торговлей ред.11» строится на основании данных регистра накопления «Расчеты с клиентами по документам». В данном регистре последовательно отражается связь документов отгрузки/выполнения работ в адрес клиентов и поступление оплаты от покупателей.

Например, произвели отгрузку – провели документ «Реализация товаров услуг». В этот момент в регистр «Расчеты с клиентами по документам» внесена запись с видом движения «Приход», в поле Расчетный документ установлена ссылка на документ продажи.

Позднее пришла оплата от покупателя, например, документ «Поступление безналичных денежных средств». По логике – эта оплата должна закрыть долг клиента по выполненной ранее отгрузке. При проведении документа в регистр будет внесена запись с видом движения «Расход», у которой в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ «Реализация товаров услуг». Таким образом, программа «1С:Управление торговлей», согласно прописанной логике, видит долг клиента за выполненную отгрузку и закрывает его.

Если клиент произвел оплату больше чем отгрузка, то в регистре будет еще одна запись, но в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на этот же документ оплаты. В результате в следующий раз при проведении документа «Реализация товаров услуг» в регистр будет помещена запись и в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ оплаты – т.е. теперь производится зачет ранее поступившей оплаты от покупателя.

И таким вот образом чередуя ввод документов поступление и реализация производится накопление информации по состоянию дебиторской или кредиторской задолженности с покупателями в программе «1С:Управление торговлей».

Актуализация данных расчетов.

Практика работы любой компании включает в себя такой момент, как несвоевременное отражение операций в учетной программе «1С:Управление торговлей» . На это могут быть разные причины, но главное следствие – учетные регистры информационной базы содержат не достоверные и не корректные записи.

Поэтому иногда требуется выполнять актуализацию данных учетных регистров информационной базы.

Для этих целей в отчете «Дебиторская задолженность по расчетным документам» существует кнопка «Актуализировать расчеты» . При выполнении этой команды программа анализирует текущее состояние регистров, проведенных документов, точки актуальности и выполняет дополнительное проведение документов.

Но даже после этого возможны не корректные данные в информационной базе. Для решения этой проблемы мы советуем поступить следующим образом:

• Определить клиента, данные по которому Вам кажутся не корректными
• Открыть любой из ранних документов этого клиента – отгрузка или поступление оплаты
• Отменить проведение данного документа и снова провести
• Перепровести все документы по этому клиенту
• Вновь выполнить операцию «Актуализировать расчеты»

В основном это помогает решить проблему актуальности данных в регистре накопления и, как следствие, отчет «Дебиторская задолженность по документам» формируется корректно.

Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность? Вопрос может возникнуть у бухгалтера-новичка либо у опытного специалиста, осваивающего новое для него ПО. Отвечаем на него в этом материале.

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С?

В программе «1С 8» (далее мы будем рассматривать эту версию программы как наиболее актуальную и распространенную) существует большое количество различных отчетов, в которых можно увидеть состояние дебиторской задолженности контрагентов.

Условно их можно поделить на 2 группы:

1. Бухгалтерские — это те отчеты и документы, которые применяют в повседневной практике бухгалтеры, отвечающие за ведение расчетов либо за ведение учета в целом по предприятию (главбухи и замы). В качестве примеров можно привести:

• Оборотно-сальдовую ведомость (далее — ОСВ) по счетам учета расчетов с контрагентами (счета 60, 62, 76 Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Вход в ОСВ возможен через:
• меню «Рабочий стол» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка);
• меню «Покупки и продажи» — «Стандартные отчеты» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка).

Нажав в открывшейся форме отчета на кнопку «Показать настройки», можно формировать отчет по своему желанию в разрезах:

• группировки — по контрагентам, договорам, расчетным документам (например, выставленным счетам);
• отбора — из перечисленных выше групп можно выбирать только интересующих контрагентов;
• показателей — например, по развернутому сальдо (удобно для тех партнеров, у которых могут быть как дебетовые, так и кредитовые сальдо единовременно).

• Акт сверки с контрагентом. Меню «Покупки и продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов». В данном документе можно увидеть все данные, которые есть в учете по конкретному дебитору, включая суммы отгрузок, оплат и взаимозачетов.

1. Управленческие отчеты или отчеты для руководства. Меню этих отчетов носит название «Руководителю». В меню есть подгруппы отчетов:

• «Расчеты с поставщиками»;
• «Расчеты с покупателями».

В этих подгруппах представлены сводные аналитические отчеты по группам задолженностей. Создатели «1С» посчитали, что нужны они в первую очередь менеджменту предприятия, однако ничто не мешает пользоваться ими и другим сотрудникам. О некоторых сводных отчетах поговорим подробнее.

Как выполнять отслеживание задолженности по срокам долга?

По срокам можно отслеживать задолженности поставщиков и покупателей. Поскольку дебиторская задолженность чаще образуется по группе покупателей, рассмотрим отчет на ее примере.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! По поставщикам тоже может появляться дебиторка, например, когда они работают по предоплате. Тогда по ним можно формировать отчет через «Расчеты с поставщиками».

Выход в отчет:

Меню «Руководителю» — подгруппа «Расчеты с покупателями» — отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Появившуюся форму отчета необходимо настроить — пройти по кнопке «Показать настройки» и установить:

• Интервалы, в которых нужно сформировать отчет (распределить задолженности), например:
• срок долга до 7 дней;
• срок долга от 8 до 15 дней и так далее.

ВАЖНО! Значения можно ставить любые, добавляя или удаляя строки с интервалами во вкладке настроек отчета.

• Группировку (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).
• Отбор (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).

ВАЖНО! Единожды установленные параметры отчета можно зафиксировать, чтобы далее отчет автоматически строился по указанным принципам. Для этого, не выходя из меню настроек, следует нажать кнопку «Сохранить настройки ».

После установки настроек задаем дату, на которую следует сформировать отчет, и нажимаем «Сформировать». В получившейся таблице данные по долгам будут разнесены по столбцам с назначенными интервалами задолженности.

ВАЖНО! Отчет можно представить в виде сводной диаграммы по назначенным интервалам возникновения долгов. Для этого в форме отчета в левом нижнем углу надо поставить галочку:

О том, как с помощью «1С» можно сдать электронную отчетность, читайте в материале .

Как посмотреть динамику дебиторки за период?

Еще одним полезным сводным отчетом для анализа задолженности, который «работает» со сроками, является отчет по динамике дебиторки.

Он находится в той же подгруппе, что и отчет по срокам долгов. Принцип установки настроек тоже похож на отчет по срокам. Только при установке интервала задается период из выпадающего списка: минимально — день, максимально — год.

Получившийся в итоге отчет представит дебиторскую задолженность в разрезе:

• изменения задолженности в периоде (например, при интервале 1 день и выбранном периоде 1 месяц в отчете получится график ежедневных изменений в объеме дебетовых долгов за месяц);
• просроченной и погашаемой в срок задолженности (просроченные долги в отчете будут выделены красным цветом).

О нюансах учета задолженности читайте в статье .

Итоги

В «1С» существует много вариантов получения данных по дебиторской задолженности в нужном разрезе. Если требуется детализация (по контрагенту, договору), лучше пользоваться отчетами, которые мы представили как бухгалтерские. Если требуются сводные данные, дающие общую картину и позволяющие выполнять анализ, лучше воспользоваться отчетами из меню «Руководителю».

В процессе осуществления деятельности предприятия возникает необходимость учета взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами. Правильное отражение в учете дебиторской и кредиторской задолженности имеет исключительно важное значение, поскольку суммы балансовых остатков по этим задолженностям и периоды оборачиваемости каждой из них влияют на оценку финансового состояния организации. Кроме того, в некоторых случаях анализ задолженности необходим и в фискальных целях.* Об управлении задолженностями в конфигурации "Бухгалтерский учет" (ред. 4.5) для "1С:Предприятия 7.7", рассказывает Е.В. Барышникова, руководитель учебного центра "Домино Софт".

Примечание:
* Напомним, что Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ требует проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей для начисления и принятия к вычету НДС в переходный период, подробнее читайте .

Контроль задолженности

Основной задачей любой коммерческой организации является получение прибыли, поэтому перед финансовыми службами и руководством предприятия встает вопрос о снижении дебиторской и кредиторской задолженности, высокий уровень которой может снизить финансовую устойчивость предприятия.

Осуществление контроля за движением дебиторской и кредиторской задолженности необходимо для улучшения расчетно-платежной дисциплины. Важным фактором контроля является оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности.

Высокая оборачиваемость дебиторской задолженности отражает улучшение платежной дисциплины покупателей (а также других контрагентов) - своевременное погашение покупателями задолженности перед предприятием и (или) сокращение продаж с отсрочкой платежа (коммерческого кредита покупателям). Динамика этого показателя во многом зависит от кредитной политики предприятия, от эффективности системы контроля, обеспечивающей своевременность поступления оплаты.

Высокая оборачиваемость кредиторской задолженности может свидетельствовать об улучшении платежной дисциплины предприятия в отношениях с поставщиками, бюджетом, внебюджетными фондами, персоналом предприятия, прочими кредиторами - своевременное погашение предприятием своей задолженности перед кредиторами и (или) сокращение покупок с отсрочкой платежа (коммерческого кредита поставщиков).

К непосредственным задачам учета дебиторской и кредиторской задолженности относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" возможен с использованием механизма отчетов. Используя механизм отчетов пользователь имеет возможность анализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности за выбранный период. На примере демонстрационной базы, включенной в поставку программы, проиллюстрируем использование механизма отчетов для оценки состояния дебиторской и кредиторской задолженности.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, дебиторская и кредиторская задолженность может отражаться на счетах:

• 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
• 63 "Резервы по сомнительным долгам";
• 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
• 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";
• 70 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда";
• 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал";
• 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
• и др.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому поставщику или подрядчику, а также по каждому предъявленному ими счету. Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а в порядке расчетов плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.

Для правильного отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности необходимо разделять задолженность на долгосрочную и краткосрочную.

Обратимся к плану счетов типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7". По счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" аналитический учет ведется по поставщикам и подрядчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый поставщик и подрядчик - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Аналогичным образом построен аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Аналитика по счету в целом ведется по покупателям и заказчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый покупатель (заказчик) - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Такая настройка плана счетов типовой конфигурации полностью соответствует требованиям Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (рис. 1).

Рис. 1

Разделение задолженности на краткосрочную и долгосрочную осуществляется в справочнике "Договоры". В данном справочнике хранится информация о счетах на оплату, выставленных контрагенту, счетах на оплату, полученных от контрагента и договорах длительного действия с контрагентом. Реквизиты "Дата возникновения обязательства" и "Дата погашения обязательства" используются для разделения задолженности на долгосрочную, краткосрочную и просроченную задолженность при составлении регламентированной отчетности. Вид договора указывается для того, чтобы в специализированных отчетах можно было сгруппировать информацию о расчетах с контрагентами по видам (рис. 2).

Рис. 2

Воспользуемся отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" для выполнения задач учета дебиторской и кредиторской задолженности. В настройке отчета выберем счет 62.1, в поле "Вид субконто 1" выберем "Контрагенты", в поле "Вид субконто 2" - "Договоры". Такая настройка позволит увидеть в сформированном отчете начальные остатки, обороты и конечные остатки взаиморасчетов с покупателями в разрезе счетов (договоров). Если у покупателя имеется задолженность на конец периода, то мы можем увидеть по какому счету (договору) она образовалась. Если при анализе взаиморасчетов не требуется разворачивать обороты в разрезе счетов (договоров), то в настройке отчета поле "Вид субконто 2" нужно оставить незаполненным. В этом случае в отчете будут отражены общие взаиморасчеты с покупателем без учета счетов (договоров) (табл. 1).

Таблица 1

Указав в настройке отчета счет 60.1, мы получим информацию по состоянию взаиморасчетов с поставщиками, на конец периода имеется кредиторская задолженность по следующим контрагентам (см. табл. 2).

Таблица 2

На основании этой информации можно сделать вывод о том, что имеющейся дебиторской задолженности недостаточно для покрытия кредиторской задолженность. Даже если покупатели перечислят денежные средства на счета предприятия, эта сумма не покроет кредиторскую задолженность и предприятию необходимо будет изыскивать дополнительные источники оборотных средств для погашения долга поставщикам.

Дебиторская задолженность относится к наиболее быстрореализируемым оборотным активам. Однако при оценке возможности преобразования дебиторской задолженности в денежные средства необходимо учитывать долю безнадежных долгов. Определение доли безнадежных долгов, как правило, осуществляется на данных предшествующих периодов методом процентного соотношения неоплаченных счетов к их общему объему. Рассчитаем эту долю, используя данные текущего периода, как планируемую величину на следующий плановый период.

Общая сумма дебиторской задолженности - 290 762,04 руб. Неоплаченная сумма дебиторской задолженности - 64 552,04 руб. Процент соотношения неоплаченной задолженности к общей сумме - 22 %.

Таким образом, по "Оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.1" можно сделать вывод о том, что 22 % от общего количества дебиторской задолженности остается неоплаченной на конец периода и целесообразным будет создание резерва по сомнительным долгам* на следующий плановый период.

Примечание:
* О том, как это сделать, читайте .

Одним из наиболее важных пунктов управления дебиторской и кредиторской задолженностью является контроль за графиком платежей (погашения дебиторской и кредиторской задолженности) и соблюдение расчетно-платежной дисциплины. Воспользуемся отчетом "Обороты между субконто для того, чтобы получить информацию о том, как погашалась кредиторская задолженность в течение планового периода. Отчет "Обороты между субконто" позволяет анализировать обороты между одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) одного вида, и одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) другого вида. В данном случае мы будем анализировать обороты между субконто "Контрагенты" и субконто "Виды движения денежных средств". Для этого в настройке отчета в поле "Вид субконто" (основное) выбрать - "Контрагенты"; в поле "Вид субконто" (корреспондирующее) установить - "Движение денежных средств", а в поле "Субконто" дополнительно выбрать "Оплата поставщику". В сформированном отчете мы видим суммы погашения кредиторской задолженности по всем кредиторам, а также порядок погашения - через расчетный счет, валютный счет и через кассу. Если в настройке отчета вместо "Вида движения денежных средств" - "Оплата поставщику", указать - "Поступления от покупателей", то в отчете мы увидим, от каких покупателей поступили денежные средства на расчетные счета и в кассу предприятия (рис. 3).

Рис. 3

В дополнение к этой информации можно построить отчет "Диаграмма", который является средством визуального анализа и может быть использован руководителем организации, менеджерами и другими специалистами, которые напрямую не связаны с бухгалтерскими службами. В настройке отчета на закладке "Данные" укажем счет 60.1, вид итогов выберем - остатки на конец, кредит, сумма, на закладке "Диаграмма" установим параметры, необходимые для формирования отчета (рис. 4). Для лучшей наглядности сформируем "Диаграмму" по контрагенту "Швейная фабрика".

Рис. 4

На диаграмме видно, что в начале планового периода кредиторская задолженность контрагента "Швейная фабрика" резко возросла, затем частично была погашена, но на конец периода имеется остаток непогашенной задолженности. Погашение задолженности происходило неравномерно и остаток задолженности переходит на следующий плановый период. Это свидетельствует о неэффективной работе по учету кредиторской задолженности и необходимости разработки платежного графика.

Инвентаризация

Одним из необходимых средств для учета дебиторской и кредиторской задолженности является инвентаризация.

Инвентаризация проводится, как правило, на конец планового периода и позволяет выявить остатки дебиторской и кредиторской задолженности. Проведение инвентаризация позволяет не только получить информацию для принятия решений управленческого характера, но также для правильного учета налогов.

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.07.2005 № 119-ФЗ:

В типовой конфигурации "Бухгалтерский учет" для этой цели предназначен отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" (Отчеты - Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами). Отчет может быть сформирован либо с использованием унифицированной формы ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", либо в виде произвольной формы.

Для формирования унифицированной формы ИНВ-17 необходимо установить флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17". На этой же закладке указываются следующие данные, которые будут подставлены в печатную форму: номер и дата составления акта, председатель и члены комиссии.

Таблица дебиторской задолженности может быть заполнена автоматически по данным учета по кнопке "Заполнить". При автоматическом заполнении задолженность в таблице отражается либо как подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности.

То, что срок исковой давности задолженности истек, определяется с использованием реквизита договора "Дата погашения обязательства" (должно пройти 3 года с даты, когда задолженности должна быть погашена). Графа "Не подтверждено" не заполняется автоматически ее необходимо заполнить вручную.

Аналогичным образом заполняется таблица по кредиторской задолженности.

Для формирования произвольной формы необходимо снять флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17".

В реквизите "Тип задолженности" указать тип задолженности контрагентов, которую будет отражать отчет. Для выбора предлагается три варианта:

• дебиторская и кредиторская;
• дебиторская;
• кредиторская.

Сформируем данный отчет в произвольной форме, выбрав тип задолженности - "дебиторская и кредиторская". Установим счета, по которым производится инвентаризация - 60 и 62 (см. рис. 5)

Рис. 5

Как видно из отчета, у предприятия имеется дебиторская и кредиторская задолженность, подлежащая погашению в последующих периодах.

Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ определяет порядок включения в налоговую базу денежных средств, поступивших в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей до 1 января 2006 года, а также порядок принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиком и неоплаченных до 1 января 2006 года.

Таким образом, использование механизма отчетов типовой конфигурации позволяет проводить систематический контроль и анализ взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, получать необходимые данные для оценки состояние дебиторской и кредиторской задолженности и своевременно принимать необходимые действия по ее оптимизации, улучшению показателей финансового состояния, а также позволяет соблюсти требования постоянно изменяющегося законодательства.